A arquivista da Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas UFMG, Ana Lúcia da Silva do Carmo, visitou nesta sexta feira, dia 03, a Universidade Federal de Lavras (Ufla) para conhecer uma série de trabalhos desenvolvidos na gestão de documentos e na criação de uma Coordenadoria. São várias ações que estão sendo implementadas desde o início do ano, como a organização dos arquivos setoriais, elaboração do manual de protocolo para padronização de documentos oficiais e a criação de um Arquivo Central.

De acordo com o arquivista da Ufla, Inaldo Nascimento Conceição, a criação da Coordenadoria de Gestão de Documentos irá envolver toda a Universidade, com a padronização de ofícios, memorandos e circulares; e a maneira correta de organizar e arquivar os documentos oficiais. As ações contarão com a assessoria técnica da Coordenadoria junto aos departamentos e demais órgãos. Além disso, será oferecido um plano de capacitação para os servidores que atuam diretamente na gestão de documentos em seus locais de trabalho.

Atualmente é desenvolvido um trabalho piloto em alguns setores da Universidade. Inaldo destaca os resultados obtidos no Departamento de Administração e Economia (DAE). “O Arquivo Central está com a custódia da documentação do DAE do período de 1978 a 2008. A organização desse departamento está no final e a partir do modelo de sua organização será ampliado para as demais unidades administrativas e acadêmicas da universidade. Desse trabalho resultará o Manual de Gestão Arquivística de Documentos”.

A nova Coordenadoria será subordinada a Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão (Proplag) que, assim como os demais órgãos da Universidade, está passando por uma reestruturação de seu regimento interno. As atribuições e competências deste novo setor já estão concretizadas e aguarda aprovação.