Sistema de Avaliação Socioeconômica passa a receber toda a documentação em formato digital
Janelas para o carregamento da documentação
A Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis e Comunitários (Praec) e a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) implementaram melhorias no Sistema de Avaliação Socioeconômica da Universidade Federal de Lavras (UFLA). O processo para solicitação da avaliação foi incorporado ao sistema SIG-UFLA e, nele e no Sistema de Avaliação Socioeconômica (SASE), todo trâmite de documentos passa a ser realizado em formato digital. Um tutorial com o passo-a-passo para o preenchimento e envio de informações e documentos está disponível no site da Praec.
Segundo o coordenador de Sistemas de Informação da DGTI, Thiago Bellotti Furtado, a implementação do processo digital para o trâmite de documentos por parte dos estudantes e pela equipe da Praec é uma melhoria que irá permitir mais agilidade, segurança dos dados e auditorias no processo. "Essa melhoria irá auxiliar no trabalho da equipe da Praec e agilizar os processos para muitos estudantes que solicitam assistência estudantil. Essa é umas das iniciativas do Plano de Transformação Digital da UFLA, que engloba as rotinas relativas a processos de assistência estudantil e terá importante contribuição para toda a comunidade acadêmica, bem como para a evolução das demais ações nas quais a DGTI está empenhada".
Com a nova funcionalidade, o estudante poderá enviar, por meio desses sistemas, toda a documentação no formato digital. Caso exista algum documento que já se encontre no banco de dados do SIG-UFLA, ele ficará disponível para evitar o reenvio. Além disso, as funcionalidades foram projetadas considerando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o padrão de classificação documental estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFLA. De acordo com o presidente dessa comissão, Márcio Barbosa de Assis, “a classificação, indexação e catalogação dos documentos estão sendo realizadas com todos os critérios técnicos e legais. Com a colaboração das unidades e departamentos da Instituição, todos os tipos documentais da UFLA estão sendo mapeados, a fim de organizar e padronizar os documentos, para que possam ser integrados aos sistemas de forma controlada, evitando a replicação de informações e aprimorando a otimização dos processos no formato digital.”
De acordo com a equipe do Setor de Assistência Estudantil (SAE) da Praec, antes da suspensão das atividades presenciais na UFLA, em março de 2020, as solicitações das avaliações socioeconômicas ocorriam por meio de entrega presencial da documentação obrigatória na secretaria da Praec, quando era feita a abertura do processo pela secretaria e a marcação de entrevista presencial pelas assistentes sociais. Como ainda era incipiente a implantação de processos digitais no âmbito da Praec, na época, o que se observava era certa morosidade da abertura do processo físico até a marcação do atendimento/entrevista.
Entre os problemas relatados pelos estudantes no processo de entrega de documentação impressa, muitos estavam relacionados à dificuldade de obtenção dos documentos da família na cidade de origem, bem como aos gastos com as cópias dos documentos. Com o recrudescimento do cenário epidemiológico devido à pandemia de Covid-19, a Praec remodelou a forma de realização das avaliações socioeconômicas em 2020, mitigando, em parte, algumas dificuldades relatadas.
Durante as atividades remotas, a avaliação socioeconômica iniciava-se com o envio digitalizado dos documentos para o e-mail do setor de atendimento da Praec, que prosseguia com a abertura do processo e com o agendamento do atendimento com as assistentes sociais, por meio remoto. Em quase dois anos de realização da avaliação socioeconômica por meio remoto, a equipe do SAE observou que, em razão da suspensão das atividades presenciais no câmpus, a possibilidade de atendimento remoto, observados os procedimentos éticos, propiciou aos estudantes, que estavam em suas respectivas cidades de origem, a realização do procedimento sem a necessidade de deslocamento até Lavras. Porém, ainda assim persistia certa morosidade no processo, o que demandou ajustes para facilitar e agilizar o acesso, bem como a adequação às normativas de tratamento e proteção de dados.
Todo esse caminho percorrido tem nos preparado para ir além, possibilitando que o atendimento, considerado a porta de entrada da assistência estudantil prioritária, contemple também os estudantes do câmpus de São Sebastião do Paraíso logo que ingressarem na UFLA, dada a possibilidade de realização do processo virtual/remoto”, afirma a assistente social do SAE, Mariana Magalhães. Outra novidade é que o estudante não precisará mais aguardar o início das aulas para solicitar a avaliação. “O estudante já poderá realizar o processo independente de onde estiver, guardados os procedimentos éticos e sigilosos inerentes à avaliação socioeconômica”, acrescenta.
