UFLA cria Seção de Guarda Permanente e amplia ações de preservação da memória institucional
A Universidade Federal de Lavras (UFLA), com o intuito de preservar sua memória institucional, criou a Seção de Guarda Permanente do Arquivo Central. O espaço foi estruturado pela Coordenadoria de Gestão de Documentos e Unidades Organizacionais (CDU) para custodiar documentos que, após avaliação arquivística, devem ser preservados permanentemente, devido ao seu valor histórico, probatório, informativo, legal ou institucional.
A iniciativa faz parte do trabalho de organização e gestão documental iniciado no Arquivo Central em 2024, quando a equipe da CDU assumiu sua gestão. À época, o acervo reunia cerca de 8,5 milhões de documentos, acumulados ao longo da trajetória administrativa e acadêmica da Universidade.
A documentação destinada à seção passa por processos de classificação, avaliação, organização, identificação e acondicionamento, seguindo critérios técnicos da Arquivologia e as normas aplicáveis à gestão documental na Administração Pública Federal.
De acordo com Márcio Barbosa de Assis, coordenador de Gestão de Documentos e Unidades Organizacionais, a criação da Seção de Guarda Permanente “representa uma das principais iniciativas desse processo. O espaço foi concebido para receber documentos que, após avaliação, não podem ser eliminados e precisam ser preservados de forma permanente.”
Gestão documental
Além da organização da documentação de guarda permanente, a CDU executa o processo de avaliação dos documentos que já cumpriram seus prazos de guarda. Por meio das Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs), instrumento utilizado para formalizar a destinação dos documentos que, após avaliação técnica, não apresentam valor que justifique sua preservação permanente, cerca de 1,5 milhão de documentos já foram eliminados.
Até o momento, três LEDs foram aprovadas pelas instâncias competentes, incluindo a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), a Reitoria e o Arquivo Nacional.
Os documentos em papel destinados à eliminação passaram pelo processo de fragmentação e, em seguida, foram encaminhados para reciclagem. Isso garante uma destinação adequada aos resíduos e evita o descarte inadequado do material.
Essa gestão documental que avalia quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais devem ser eliminados é importante, pois contribui para a racionalização dos espaços físicos, melhorando as condições de preservação, facilitando a localização das informações e qualificando o acesso aos documentos institucionais.
A organização e a gestão do Arquivo Central são processos contínuos e ainda em desenvolvimento. O volume e a diversidade dos documentos acumulados ao longo da história da Universidade exigem planejamento, avaliação técnica e execução gradual das diferentes etapas da gestão documental. “A Seção de Guarda Permanente garante um espaço específico para a preservação dos documentos que registram a trajetória e a memória da UFLA”, afirma Márcio.
